文秘专业基础知识最新

倩仪分享 2024-03-03 05:16:07

文秘是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，为机关领导工作起着参谋和助手的作用。下面是小编给大家带来的文秘专业基础知识最新，希望能够帮到你哟!

文秘专业基础知识最新

文秘专业基础知识

一个称职秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备能力。其中文字表达能力是最重要、最基本，也是实现其它能力基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员基本功，是“看家”本领。

那么，怎样才能有效地提高文秘写作能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：

首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确态度和浓厚兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细精神生产，是一项十分严肃而艰苦创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就事情。美国著名未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要事情应该记住，而其中一件就是：在这个文字密集社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本读写技能。这里所说读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好老师。对写作有强烈责任感和浓厚兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢?我们回答是肯定。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法。我们所学文秘写作教材，就是前人文秘写作经验科学总结，就是揭示文秘写作一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评大作家，他作品，全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细修改。多修改自己文章也是提高文秘写作能力一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面规律，也是写文章责任心强一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作体验，就多一项具体收获。作为称职秘书人员，要有高度责任感，，养成修改文章良好良好习惯，虚心听取领导和同志们意见，克服怕人挑“刺”思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

文秘的工作内容

(一)

1、简单的办公室管理

2、文书起草、有一定文字功底

3、熟悉office办公软件，打字速度快

文秘有行政文秘和企业文秘等几种，它们之间既有相同或相似之处，又有不同之处。

如果做行政文秘，除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外，要有较为扎实的文字功底，还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。

如果做企业文秘，应具备企业合同、协议等文本的起草能力，有一定的速记能力，有一定的法律法规功底，当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。

(二)

1 接听、转接电话;接待来访人员。

2 负责办公室的文秘、信息、机要和工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3 负责总经理办公室的清洁卫生。

4 做好会议纪要。

5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6 负责传真件的收发工作。

7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8 做好公司宣传专栏的组稿。

9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

13 社会保险的投保、申领。

14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。

15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16 接受其他临时工作。

(三)

文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬。

这一行是不太好做，什么都要做，不管是好与坏公与私，只要老板叫你做你就得做，外面太阳多么大要出门时还是得出门。

1.负责人事处文秘、公章管理。

2.开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知。

3.负责各种文件和通知的收发和督办工作。

4.负责本部门的信访接待和日常事务工作。

5.负责人事档案和文书档案的管理工作。

6.协助做好人事统计报表的统计工作。

7.负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作。

8.做好本部门计生、安全保卫、保密等工作。

9.完成处领导交办的其他工作。

(四)

1.拟定、办理公文

拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。

拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。

办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。

办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。

2.办理组织会务

办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。

3.调查研究工作

调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。

每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。

4.信息处理工作

秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。

开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。

5.沟通协调工作

对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的'协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。

6.信访接待工作

信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。

7.监督检查工作

监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。

8.公务接洽工作

公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。